高职院校档案管理信息化建设

高职院校档案管理信息化建设陈红(鹰潭职业技术学院，江西鹰潭335000)摘要:档案资料作为重要的信息资源之一，它在高校的作用的认识有了很大提高。而随着电子计算机技术、网络技发展中起到重要的作用;建立高职院校档案信息化管理是提术、数据库技术以及多媒体技术在档案的管理、利用等环节中升高职院校现代化管理水平的内在需要;可通过宏观规划、创的不断发展，院校档案管理的信息化呈一种新的发展趋势。目建档案信息网络，分阶段推进档案信息化进程，并加强档案信前，高职院校的档案管理大多依然为传统管理模式，笔者就如息化基础建设，实现高校档案资源共享和利用。何在新的历史条件下，借助先进的通讯设施和技术手段，建立关键词:档案管理信息化资源共享高职院校档案信息化管理，建设高职院校档案管理新模式作些粗浅的探讨。在信息时代的今天，信息作为一种重要资源，人们对信息一、档案信息化管理是提升高职院校现代化管理水平的绪情感的良好场所。2教育对策但同时，网络的隐蔽性与虚拟性又使大学生降低对自己未来社会是个网络社会，不管我们是否愿意，它都在向我们的情感约束，导致现实情感的迷失。比如:有些大学生在网络的走近。因此，虽然网络对当代大学生的心理健康带来许多的负面虚拟状态下进行“网恋”、“网婚”。另外，卡耐基󰀀梅隆大学的克影响，我们还是应该顺应时代的要求，扬长避短，尽可能地减少劳特主持的研究表明:人们花在网上的时间越多，与家人的沟网络对大学生的消极影响。我认为可以从以下几方面着手:通越少，实际生活中的朋友就越少，同时越感到孤独和沮丧。2..1加强大学生思想道德教育和信息素养教育，提高其综1.3在人格方面合素质健康的人格是在不断的满足需要和追求自我实现过程中教育工作者应密切关注大学生的思想动态、价值观取向，形成和发展起来的。在此过程中，遭遇压力和挫折是在所难免运用正确、健康的人生观、价值观去引导他们，并向其加强传的。而有的大学生为了逃避现实中无法实现的理想，追求一种统的道德认识、道德情感和道德意志的宣传教育，使其提高思虚拟价值的实现和幻想的成功。这会使大学生产生孤独、离想上的警惕，控制自己的思想、行为。同时，加强大学生信息素群、偏执、狭隘等消极的性格和心理，发生人格变异。质教育，如:树立信息观念，强化信息意识;加强信息道德教人格完整的另一表现是人格的自我同一性。有些大学生育;提高信息能力。利用网络的隐蔽性，2.2向大学生传授必要的网络知识，给其以指导和帮助“我’，。这种虚拟的“我”和现实的我差异很大，用虚假信息来保护隐私，形成一个虚幻的频繁地发生转学校应积极主动地适应网络时代的号召，为学生开设计换，就会出现双重人格，导致人格障碍。算机网络课程，教给学生有关网络的基本知识与原理，指导学积极进取的人生观价值观也是人格完整的一个重要方生如何正确的收集、处理和鉴别信息。同时要培养学生的批判面。互联网是一个没有国界，不分地域的全球性的媒体。它的精神，对网络信息进行批判和鉴别，取其精华，弃其糟粕。出现易使学生受“西化”的影响。现在因特网上95%的信息是2.3运用心理学知识，培养大学生积极向上的性格，并加英文，中文信息目前还不到1%，网上信息量的比重美国占75%强对大学生的心理健康教育以上，用户比重占全球用户的54.7%，而且，美国是“按照自己在各级各类大学中开设些心理学基础课程、心理健康教的方式确定了因特网的技术标准”。所以，沉溺于网络的大学育课程或心理健康教育讲座，向大学生传授些基本的心理学生易受西方资本主义文化思想、价值观、世界观的影响，丢掉理论、大学生应具备的心理健康标准等知识，让其了解一些网本民族的文化传统、价值观，丧失爱国主义的高尚情操。互联络与心理之间的关系。而且，心理健康教育工作者应充分利用网中还有些黄色垃圾、暴力内容和不适合大学生接受的信息互联网开展网上心理健康教育活动。利用网络了解大学生上资料，使大学生的人生观和价值观发生冲突和失衡，导致他们网的心理，研究大学生的网络心理问题，进行科学的网络心理形成变态的人格。测验，建立心理网站，开设网上心理咨询与辅导。1.4人际交往方面2.4为大学生提供一个净化的、良好的网络环境大学生上网很大程度上是想交些网友。网上交友可以完加强网络管理，为大学生提供一个良好的网络环境。这就全不考虑现实生活中无法回避的矛盾和，平等地与对方要求应加强对网络的监督，建立一个健全合理的网络管自由交流思想，表达感情，进行相对单纯的非功利性的精神交理制度。同时也要求家庭、学校、社会积极配合的行动，密往。尤其是对那些性格内向，或是缺乏自信的大学生来说，网切关注大学生的网络生活，利用网络的正面影响去引导大学络交往提供给他们一种比现实人际直接交往更宽松更自在的生形成健康和谐的人生观、价值观。交流机会和方式。但是，网络也会给大学生带来各种人际关系障碍。网络在参考文献:空间上隔绝和孤立了交流的主体，使他们可能把虚拟的交往[1」严薇.大学生网上问题行为与心理分析〔JJ.高校理论环境中的“人气“机”关系运用到现实生活中的“人”一“人”关战线，2002,(3):24.系。这样，一旦他们离开网络，置身于真实的社会人群，就会产[2」汪元宏，吴贵春.大学生心理健康指南〔C].安徽大学出生恐惧、逃避、为力的心理障碍。版社，1999:82.除了以上几个面之外，其实，网络对大学生的意志、适[3]张春英.互联网对青少年心理的负面影响及教育千预应和自我评价等面也会产生或多或少的消极影响。[J].教育探索，2002,(10):10116需要档案资料作为重要的信息资源之一，它的价值也越来越被社会所认识，其收集、分类、存贮和管理的主要目的，除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外，还有就是为档案用户提供档案信息服务。但在实际工作中，由于受到时间、地域的，档案信息的历史价值及其在高校发展中所起到的重要作用与档案管理和服务手段落后之间所产生的巨大反差，往往不能及时为用户所用，不能真正实现档案信息资源共享，应该说这是管理技术和手段落后之故。传统型档案以手工管理为主，按档案管理规范的要求，通过人的实际工作对档案进行管理，这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使挡案管理工作质量和水平产生很大差异;以电子式文件为代表的新形式的档案，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以档案馆上网的质量，在网络技术、特色服务、网上档案资源开发、网上档案馆形象等方面实实在在下功夫，从而更好地推动档案信息化建设。3.加强档案信息化基础建设主要是两个方面:技术基础建设和人才基础建设。在技术基础方面，要加快建立现代化的通讯设施，还要加强档案信息化技术的研究开发、应用与推广。在人才基础方面，要做好四方面工作:(1)根据档案信息化建设的需要，吸引一批具有现代科技知识的专业人才;(2)通过建设信息档案馆，培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、信息档案经营与管理等方面的专业人才;(3)对现有档案人员进行业务和科技知识培训;(4)在高校中加强信息档案管理人才的培养。通过上述种种途径，尽早造就一支高素计算机为工具，按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理，无论任何人进行操作和管理，其差异都很小;在一定的信息网络平台上实现的高校档案管理，要求每一个档案管理工作人员，必须按系统的要求开展工作，这样，档案管理质量上产生的问题就会相应减少;同时，也迫使工作人员努力提高业务水平，适应档案管理信息网络化环境下的工作要求，从而提高整个档案管理的质量和水平。因此，建立高职院校档案信息化管理有着其积极和重要的意义，也是提升高职院校现代化管理水平的内在需要。二、如何建立一套较为完善的档案信息化管理系统1.加强宏观规划，推动一体化的档案信息网络的创建创建一体化档案信息网络是档案信息化的物质基础，是实现高职院校档案信息资源共享的必然趋势，更是建设和发展信息档案馆的“前奏”。其基本思路与对策是:(1)建立专门的档案信息化、一体化、网络化协调组织机构，加强档案信息网络一体化的宏观管理。(2)研究、选择档案信息一体化网络的具体方式。一是数据库方式，即将全国/整个地区的全部高职院校档案信息资源组成各种通用或专用型数据库;一是联机目录方式，它是以国家档案馆作为全国联机目录中心来对其他人网档案馆的档案信息进行统一编目。2.分阶段推进档案信.息化进程第一是档案馆工作自动化阶段，包括档案自动编目和检索、档案自动标引、计算机局域网与档案信息共享。第二是单个档案馆的信息化阶段，核心是馆藏档案的信息化并上网。第三是联合信息档案馆阶段，即通过网络互联技术，将个体信息档案馆联合起来，实现信息化信息共享。从我国高职院校的情况来看，目前档案工作自动化已有一定基础。一些大中城市省级高职院校档案管理部门已有用计算机使档案馆工作自动化阶段，但档案信息化建设存在以息档案管理标准化、下一些主要问题:(1)信息档案馆缺乏统一规划、统一标准，本馆为中心，进行，规范化进程滞后缺乏馆际合作、;(2)交流与分工，各馆信息化建设以信耗费更多慢、的人力、差、难”等诸多问题财力、物力;(3)(上网档案馆数量少，即有特色服务的档案网站少、并且存在着“少、档案网页内容少、访问的网民少，网页内容更新慢，网页制作质量差，进人网站难、联网难、沟通难等等)。因此，应当加紧档案信息化标准的制订;加强馆际之间的合作，通过分工，开发出各有特色的丰富实用的档案数据库，提供计算机网络;加强档案信息网站的建设，一方面扩大上网档案馆的数量，另一方面提高质复合型的档案人才队伍，为档案信息化建设提供最根本的人才支持。目前，各高职院校建设的网络系统已日趋完善，在普遍开通校园信息网的同时，还与不同高校的网络系统实现了互联，实现了各类网上信息的共享和利用，这就为高职院校档案管理信息网络的建设提供了一个强有力的支持平台，而无需另行网络基础设施的建设。此外，现有的信息网络及其系统，无论技术、设备或功能上都完全能支撑高校档案信息实现网络化的管理要求。现在，无论任何地域的用户，只要联人因特网，便可随时随地浏览网上全球各类信息，包括文本型文献信息以及声音、图像等，因特网提供的各种强大、灵活、实用的功能完全可以实现并满足档案用户之间、档案馆(室)之间、档案用户与档案馆(室)之间的档案信息交流与共享利用。各高职院校自实行《高等学校档案实体分类法》以后，已经有一个较全面的著录标准。它的范围包括检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、馆库建筑、技术设备、档案载体、档案分类整理、档案统计等方面的标准化和规范化。已输人计算机档案数据和有关内容特征信息已具备用于机上检索的基本条件及功能要求，这就为档案网络的创建提供了一个良好的基础。高职院校档案信息资源网络系统的建设不仅仅是少数高校档案馆的事情，而应是全国高等院校档案馆共同的事情，它的建立不仅对全国高职院校档案馆今后的发展起积极的推动作用，对高校的各项工作也会产生积极的影响和作用。利用高校各职能部门形成的各种电子式文件档案材料，利用档案管理信息网络直接生成部门档案并汇总和进人学校的档案管理信息网络系统，转成高校的完整档案库和管理系统。该系统既可以存贮和检索利用，也可以有其它不同的功能选择。与此同时，把原有的以纸张为载体的传统型档案转制成网上可读的电子文件，并人整个档案管理信息网络系统中。这样，利用网络的强大功能进行存贮、检索、利用以及系统管理;其档案管理工作的质量和水平当然是传统模式的管理不可比拟的，他的最大优点就是功能强大、效率高。因此，应把高校档案信息网络的建设与发展纳人高校信息化建设的重要组成部分，切实做好相关工作，加以建设与发展，适应经济社会发展的需要。实现真正意义上的高校档案资源共享利用。参考文献:[1]司献英.论高校档案网络信息平台建设.山东档案,2004,4.[2]蒋华.高校档案管理信息网络建设的研究与思考.榆林学院学报，2005.1.