国家重大工程资料整理归档的方法与实施

第３６卷第９期　２０１３年９月　测绘与空间地理信息　ＧＥＯＭＡＴＩＣＳ＆ＳＰＡＴＩＡＬ　ｌＮＦＯＲＭＡＴｌｏＮ　ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹ　Ｖｏ１．３６，Ｎｏ．９　Ｓｅｐ．，２０１３　国家重大工程资料整理归档的方法与实施　李开滢，张建东，张英利　（西安测绘总站，陕西西安７１００５４）　摘要：从国家重大工程项目的立项论证、实地勘察、图纸设计、施工监理招标、建设施工、设备采购、调试安装、　试运行及验收等方面，详细阐明了文档资料归档的种类、组织实施的主体依据方法、验收移交管理要求等，规范　了重大专项工程建设文档资料归档的管理，对专项工程项目文件资料归档管理具有参考指导意义。　关键词：国家重大工程项目；文档资料；案卷；代码；档案管理　中图分类号：Ｐ２０５　文献标识码：Ｂ　文章编号：１６７２—５８６７（２０１３）０９—０２３０—０３　Ｆｉｌｉｎｇ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｏｎ　Ｎａｔｉｏｎａｌ　Ｍａｊｏｒ　Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ　Ｐｒｏｊｅｃｔｓ　Ｄａｔａ　ＬＩ　Ｋａｉ—ｙｉｎｇ，ＺＨＡＮＧ　Ｊｉａｎ—ｄｏｎｇ，ＺＨＡＮＧ　Ｙｉｎｇ—ｌｉ　（Ｘｉ　ａｎ　Ｓｕｒｖｅｙｉｎｇ　ａｎｄ　Ｍａｐｐｉｎｇ　Ｄｉ￣ｓｉｏｎ，Ｘｉ　ａｎ　７１００５４，Ｃｈｉｎａ）　Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｉｓ　ｐａｐｅｒ　ｓｔａｔｅｓ　ｔｈｅ　ｖａｒｉｅｔｉｅｓ，ｍｅｔｈｏｄｓ，ｒｅｑｕｉｒｅｍｅｎｔ　ｏｆ　ｄａｔａ　ｉｆｌｉｎｇ；ｒｅｇｕｌａｒｉｚｅｓ　ｔｈｅ　ｄａｔａ　ｆｅｌｉｎｅ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｏｆ　ｎａｔｉｏｎａｌ　ｍａ・　ｊｏｒ　ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ　ｐｒｏｊｅｅｔｓ，ｗｈｉｃｈ　ｈａｓ　ｇｒｅａｔ　ｓｉｇｎｉｉｆｃａｎｃｅ　ｏｎ　ｄｉｒｅｃｔｉｎｇ　ｄａｔａ　ｆｉｌｉｎｇ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ．　Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ：ｎａｔｉｏｎａｌ　ｍａｊｏｒ　ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ　ｐｒｏｊｅｃｔ；ａｒｃｈｉｖｅｓ　ａｎｄ　ｄａｔａ；ｆｉｌｅｓ；ｃｏｄｅ；ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　Ｏ　引　言　为了确保国家重大工程顺利通过验收，更好地服务　项目可行论证　全程质量监理　上　野外实地勘察　仞步设计　一…．　于国家建设，做好项目资料整理归档是非常重要的工作。　国家对重大工程要求建立项目档案，工程总体验收　前必须通过档案资料的验收。档案的整理、建档、保存、　查阅要求依照国家重大建设项目文件归档要求和档案整　理规定进行操作管理。为了今后做好各类工程和项目的　站址测绘　●　１Ｉ　Ｉ　●　设备安装调试　ｌ　资料整理归档工作，有必要把近年来参加国家重大工程　项目资料整理归档的方法和体会进行总结。　施工设计　分项验收　上　１资料档案的种类　国家重大工程资料档案的种类是伴随工程实施而产　生的，通常工程主要包括１２个大的过程，如图１所示。　每个大过程都包括许多分过程，分过程还包括子过　程。如：野外实地勘察和施工设计，其包括的分过程，如　图２所示。　施工、监理分项招投　总体指标测试　上　土建施工　国家验收　图１　国家重大工程总体实施过程　Ｆｉｇ．１　Ｔｈｅ　ｏｖｅｒａｌｌ　ｉｍｐｌｅｍｅｎｔａｔｉｏｎ　ｐｒｏｃｅｓｓ　ｏｆ　ｎａｔｉｏｎａｌ　ｋｅｙ　ｐｒｏｊｅｃｔｓ　例如已经通过国家竣工验收的陆态网络项目，综合　管理类文件材料主要包括：项目立项建议、可行性研究、　环境影响评估、勘选、初步设计、设备采购、建设管理、财　务管理、监理管理和档案管理等文件材料。各分项建设　文件材料的收集主要包括：基准网建设方面，收集勘选、　初步设计、施工图设计、施工、监理、设备采购安装、试运　收稿日期：２０１３—０７—１０　行、联测和验收等文件材料；区域网建设方面，收集施工　设计图、施工、监理、设备采购及安装、联测和验收等文件　材料；数据系统建设方面，收集初步设计、技术设计、施　工、设备采购安装、软件研制、监理、试运行和验收等文件　材料（见表１）。　作者简介：李开滢（１９６４一），男，山东莒县人，工程师，主要从事测绘档案成果资料的管理应用工作。　第９期　李开滢等：国家重大工程资料整理归档的方法与实施　２３１　Ｂ　招标设计公司　Ａ　Ｉ　任务下达　签定设计合同　Ｉ　勘选培训　施工设计　图上设计　图纸报送　ｌ勘选和测试　图纸审核　ｌ编写勘选报告　图纸修改　勘选资料验收　经费预算报送批复　图２工程分项过程　Ｆｉｇ．２　Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ　ｓｕｂ—ｐｒｏｃｅｓｓ　陆态网络共形成项目档案１　５２４卷，光盘４５８张。其　中，综合管理类档案纸质文件材料１３８卷、电子光盘８张；　基准网类档案纸质文件材料８１６卷、项目建设照片档案　１０８卷、电子光盘３３２张；区域网类档案纸质文件材料１５０　卷、项目建设照片档案２３３卷、电子光盘９７张；数据系统　类档案纸质文件材料７９卷，电子光盘２１张。　表１　陆态网络ＣＯＲＳ站部分归档文件材料　Ｔａｂ．１　Ｌｕ—ｓｔａｔｅ　ｎｅｔｗｏｒｋ　ＣＯＲＳ　ｓｔａｔｉｏｎ　ｐａｒｔ　ａｒｃｈｉｖｅ　ｍａｔｅｒｉａｌ　保管期限　序号　归档文件材料　国家主管建设部门实施单位　续表１　Ｔａｂ．１　（Ｃｏｎｔｉｎｕｅｄ）　序号　归档文件材料　保管期限　国家主管建设部门实施单位　２资料档案的归档整理　２．１　组织管理　国家重大工程项目，资料档案实行统一管理、分工协　作的机制。档案工作的主体主要包括项目法人、共建单　位和实施单位。项目组织单位根据国家有关制度规范，　结合项目的具体情况，制定并发布了档案管理细则，负责　指导、监督和检查各级建设单位的项目档案。　档案管理人员必须掌握相关知识，主要内容有项目　档案基础知识、立卷要求、管理案例、验收要求等。　２．２资料收集　项目文件材料的收集应与项目建设各阶段同步进　行，并在项目验收前按规定整理、立卷。文件材料的收集　应齐全、完整、准确、系统。　档案管理人员应对项目建设各阶段产生的文件材　料，按照项目文件材料归档范围进行收集、登记造册，并　办理移交手续。承担管理、财务、建设、勘察、设计、施工、　监理、审计和材料、构件及仪器设备采购等工作的人员，　应主动向档案管理人员移交各自职责范围内经手的和其　他相关的项目文件材料。项目文件材料的归档范围和保　管期限按照规定执行。　２．３档案的分类整理　按照项目档案管理细则的要求进行文件材料分类组　卷、编页、盖章、编号、编目（含案卷目录、卷内目录、卷内　备考表）、装盒、封面背脊制作等各环节工作，最终形成项　目档案案卷。　项目档案案卷编号由项目代码、分项代码、法人及共　建部门编号、案卷流水号组成。各分项内法人及各共建　部门统一编排各自的案卷号。　项目代码，如：ＣＭＯＮＯＣ；　分项代码，如：ＺＨ（综合管理及其他）、ＪＺ（基准网）、　ＱＹ（区域网）；　法人及建设部门编号，如：１（中国地震局单位）、…６　（教育部单位）。　档号样式如下：　２３２　ＣＭＯＮＯＣ—ＺＨ一６—００１（案卷号）　测绘与空间地理信息　２０１３牟　档案负有安全和保密责任，不得对档案进行折叠、涂写或　转借他人。根据项目档案的不同保管期限，适时对失去　保管价值的档案进行登记造册，经鉴定和批准后按有关　规定销毁。　档案的整理应遵循项目文件材料的形成规律和成套　性特点，保持卷内文件材料的有机联系，做到分类科学、　组卷合理。　１）项目各阶段所形成的文件材料　应根据文件材料的性质、内容，按分项、单位工程（台　站或数据中心等）、年度、时间顺序等分别整理组卷。组　３结束语　１）组织管理是基础　卷应科学合理，按文件材料的数量灵活掌握，材料多时可　细分，材料少时可将相近内容的文件材料合并，一般每卷　在５０～３００页之间。　项目的资料整理归档是整个工程的重要工作，国家　重大工程由若干个分项工程和子项工程组成，涉及的领　域多，参建单位多，资料繁杂，因此资料整理归档是一个　庞大复杂工程。科学合理地组织与管理是保证项目的资　料整理归档有序、高效进行的基础。　２）规范依据是根本　资料档案的整理、组卷、建档、保存、查阅必须有科学　管理文件按问题、时间分别整理组卷；勘察设计形成　的基础材料和项目设计文件，按项目和专业整理组卷；施　工文件按分项目、级别层次、专业手段、形成阶段整理组　卷；项目的检查、质量评定、验收等形成的文件材料，按分　项目分别整理组卷；设备文件按专业、台件整理组卷。　２）案卷与卷内文件的排列　可行的依据，否则很难保证归档资料的规范和统一。如：　《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》及　《重大建设项目档案验收办法》等规定。严格执行规范和　依据是确保工程总体资料整理归档的根本。　３）资料质量是生命　资料档案的质量直接影响着工程的质量，直接影响　管理文件按问题、时间排列；施工文件按管理、依据、　建筑、安装、检测实验记录、评定、验收等顺序排列；设备　文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调整和运行维　修等顺序排列；竣工图按专业、图号排列。卷内文件一般　文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附　件在后；印件在前，定（草）稿在后。　着以后的查阅使用，必须高度重视。资料收集时认真仔　细，避免人为造成原始建设资料的缺失，影响工程档案质　量，导致对工程质量造成影响。原始资料——纸介质和　电子介质资料必须完全一致，所有上交的文档资料应组　卷科学、规范、实用、整齐、美观，重大工程建设周期一般　２．４档案的验收与移交　项目档案的验收是总项目验收的组成部分。未经档　案验收或档案验收不合格，不得进行项目验收。档案的　验收工作依据项目档案验收办法和国家工程验收相关规　较长，电子文档必须定期进行检阅转存备份，以保证资料　档案管理的顺利开展和归档资料的质量。　定进行。项目档案验收分为单位档案验收、部门档案验　收和项目竣工档案验收。　项目档案验收后进行移交，负责将本部门形成的档　参考文献：　［１］　中国电子工程设计院．中国构造环境监测网络初步　设计［Ｇ］．北京：中国电子工程设计院，２００７．　［２］　中国电子工程设计院．９２７一期工程初步设计［Ｇ］．北　京：中国电子工程设计院，２０１０．　案目录和所有档案的电子版（含档案目录）移交项目组织　部门，一式三份。　２．５档案的保管与利用　１）归档的文件材料正本一般采用Ａ４型纸，应做到字　迹清楚、数据准确、图像清晰、签字认可手续完备，保证各　种载体的档案信息能够长期保存。　［３］　国家档案局．重大建设项目档案验收办法（档发［２００６］　２号）［Ｇ］．北京：国家档案局，２００６．　［４］　总参测绘导航局．９２７一期工程ＣＯＲＳ站建设操作手册　［Ｇ］．北京：总参测绘导航局，２０１１．　［５］　中国地震局．中国构造环境监测网档案验收报告　［Ｇ］．北京：中国地震局，２０１２．　２）根据项目档案的分类和排序，对档案进行合理存　放，并定期检查，核对目录与档案数量，检查档案破损、散　失情况，发现问题应及时向档案管理部门反映，并查明原　因，采取补救措施。　［编辑：胡　雪］　３）借阅或复制项目档案要履行严格的手续，具有密　级的档案要严格按有关保密规定执行。借阅档案人员对　一　一　一　一、　、≯、　、　、　、　Ｐ、　ｉ‘、　、，、　’、　≯、　≯、　、　≯　、　、　≯、　、　、　、　、　’、‘　、　’　。，　一、　、　、　’、，、　。●　、　、‘　０　本刊已　许可中国学术期刊（光盘版）电子杂志社在中国知网及其系列数》　）据库产品中　以数字化方式复制、汇编、发行、信息网络传播本刊全文。该社著》　作权使用费　与本刊稿酬一并支付。作者向本刊提交文章发表的行为即视为　同意我社上　述声明。　，　ｃ　一　ｐ　‘。、Ｆ。　、　、　。　、　，